Schnell produktiver werden

Trotz aller Anstrengungen geht nichts weiter! Wenn Du gelegentlich solche Gedanken hast, könnte es interessant sein, Dich mit dem sogenannten Pareto-Prinzip zu beschäftigen. Wenn es ein simples und gleichzeitig wirkungsvolles Werkzeug gibt, mit dem Du in kürzester Zeit Deine Produktivität deutlich steigern und dadurch Deine Ziele viel effektiver erreichen kannst, dann ist es das Pareto-Prinzip.

Ich bin immer wieder erstaunt, wie dessen konsequente Anwendung dazu beigetragen hat, alle Lebensbereiche binnen kürzester Zeit deutlich zu verbessern. In diesem Blogbeitrag geht es nicht nur darum, was das Pareto-Prinzip ist, sondern Du wirst auch etliche Beispiele lesen, wie Du es in Deinem Alltag anwenden kannst, um mehr mit weniger Aufwand zu erreichen. Italienischer Entdecker Das Prinzip ist nach Vilfredo Pareto benannt, der ein italienischer Ökonom, Soziologe und Ingenieur war. Im Jahr 1896 entdeckte Pareto, dass 80 % des Landes in Italien im Besitz von nur 20 % der Bevölkerung waren. Er begann, dieses Phänomen in anderen Bereichen zu untersuchen und stellte fest, dass es eine weitverbreitete Verteilung war. 

Später wurde das Prinzip von Joseph M. Juran, einem Experten für Qualitätsmanagement, bekannt gemacht. Seither wird es in verschiedenen Bereichen wie in der Wirtschaft und in der Produktion angewandt. In jüngster Zeit hat man entdeckt, dass es sich zur Steigerung der persönlichen Effektivität eignet, worum es nachfolgend gehen wird. Die 80/20-Regel Das Pareto-Prinzip besagt, dass 80 % der Ergebnisse aus nur 20 % der Ursachen resultieren. Dieses Prinzip hilft Dir, die wesentlichen Bereiche zu identifizieren, auf die Du Dich konzentrieren solltest, um die besten Ergebnisse zu erzielen.
80 % der Texte, die ich schreibe, stammen aus nur 20 % meiner kreativen Ideen. Wer selbstständig tätig ist oder ein Unternehmen leitet, wird 80 % der Einnahmen mit nur 20 % der Kundinnen und Kunden erwirtschaften. Du kannst das Pareto-Prinzip auch auf Dein Privatleben anwenden: Mit 20 % Deiner Freundinnen und Freunde wirst Du zu 80 % Deine Zeit verbringen oder 20 % Deiner Bekleidung ziehst Du zu 80 % an.

Mit nur 20 % des Aufwands erreichst Du 80 % der Ergebnisse.

Noch effektiver werden Während die 80/20-Regel bereits sehr nützlich ist, hat mich am allermeisten gewundert, dass Du das Pareto-Prinzip auch auf sich selbst anwenden kannst, was einen regelrechten Produktivitäts-Booster zur Folge hat. Denn die fortgesetzte Anwendung des Pareto-Prinzips hilft Dir, die wirklich kritischen Aktivitäten zu identifizieren, die den größten Einfluss haben. In der Wirtschaft wird die Anwendung des Pareto-Prinzips dazu genutzt, um Produktionsabläufe weiter zu optimieren und enorme Effizienzgewinne zu erzielen. Auch Du kannst diese Methoden nutzen, um innerhalb der jeweils einflussreichsten Ursachen die noch wirksameren herauszufinden. Dies gelingt Dir durch genaue Analyse und Priorisierung dieser Spitzenaktivitäten. So wird es berechnet Bevor wir uns weitere praktische Anwendungsbeispiele ansehen, erfährst Du nun, wie es sich in der Praxis berechnet: Wie zuvor erläutert, erzielst Du bei der Gesamtanzahl Deiner Aktivitäten mit nur einem kleinen Anteil (20 %) einen großen Teil Deiner Ergebnisse (80 %).

• Nun kommt etwas Erstaunliches: Mit nur 4 % Deiner Aktivitäten erzielst Du 64 % Deines Ergebnisses: Wenn Du die 20 % der Aktionen, die 80 % der Ergebnisse bringen, nochmals nach dem Pareto-Prinzip analysierst, findest Du heraus, dass 20 % dieser bereits identifizierten 20 % wiederum 80 % der Ergebnisse innerhalb dieser Gruppe bringen. Mathematisch: 20 % von 20 % = 0,2 * 0,2 = 0,04 oder 4 %. 80 % von 80 % = 0,8 * 0,8 = 0,64 oder 64 %. Das bedeutet, dass innerhalb der bereits wichtigen 20 % nur 4 % noch entscheidender sind und 64 % der Gesamtleistung ausmachen.
• Halte Dich fest, es geht noch besser: Mit knapp 1 % Deiner Aktivitäten kommst Du auf rund 51 % Deines Ergebnisses: Wiederhole das Pareto-Prinzip erneut auf die 4 %, und Du erhältst: 20 % von 4 % = 0,2 * 0,04 = 0,008 oder 0,8 %, das wir hier auf 1 % aufrunden. 80 % von 64 % = 0,8 * 0,64 = 0,512 oder 51,2 %, das wir auf 51 % abrunden. Somit liefern 1 % Deiner Gesamtaktionen 51 % Deines Gesamtergebnisses.

Das Pareto-Optimum Beachte bitte, dass diese fortwährende Optimierung nicht unendlich weitergeführt werden kann. Denn es gibt immer auch eine Obergrenze, das Pareto-Optimum. Zu diesem Zeitpunkt ist alles so effizient gelöst, dass jede weitere Verbesserung gleichzeitig auch eine Verschlechterung für einen anderen Bereich oder auch eine andere Person mit sich bringen würde. Das Pareto-Optimum kennzeichnet, dass ein ausgewogener und effizienter Einsatz sinnvoll ist, um maximale Zufriedenheit und Nutzen zu erzielen, ohne negative Auswirkungen auf andere Bereiche oder andere Menschen zu haben. Das Privatleben auf Vordermann bringen Beginnen wir mit der Anwendung des Pareto-Prinzips im Bereich der Gesundheit. Konzentriere Dich auf jene Gewohnheiten, die den größten Einfluss auf Dein Wohlbefinden haben. Dazu zählen ausreichend Schlaf, regelmäßige Bewegung und eine ausgewogene Ernährung. Meine eigene langjährige Beschäftigung mit Gesundheit zeigt, dass Schlaf, Bewegung und Ernährung die drei Grundpfeiler für ein gesundes Leben sind. Sie haben oft den größten Einfluss auf Deine körperliche und geistige Verfassung. Indem Du Routinen entwickelst, die diese drei Bereiche schrittweise verbessern, wirst Du Dein allgemeines Wohlbefinden erheblich verbessern und Dich vitaler und ausgeglichener fühlen. Man sollte es nicht glauben, doch auch bei Deinen Freundschaften kannst Du das Pareto-Prinzip anwenden, indem Du bewusst mehr Zeit mit denjenigen Freunden verbringst, die Dir am meisten Freude und Unterstützung bieten. Aus Erfahrung kann ich berichten, dass ich mich in meinem Leben leider immer wieder mit Menschen umgeben habe, die nicht mit mir harmonieren. So etwas zehrt an der Energie und sorgt für unnötig viel Stress und Ärger. Hingegen sind die wertschätzenden und das Leben bereichernden Freundinnen und Freunde sind Dein persönliches „20 %“, die zu 80 % Deiner Lebensqualität in Bezug auf soziale Kontakte beitragen. Sie sind die Menschen, die Dich inspirieren, unterstützen und mit denen Du die schönsten Erinnerungen teilst. Indem Du Dich auf diese wertvollen Beziehungen fokussierst, kannst Du Verbindungen aufbauen, die Dein Leben erfreuen und bereichern. Auch bei Freizeitaktivitäten lohnt es sich, das Pareto-Prinzip zu nutzen. Überlege, welche Hobbys Dir den größten Spaß und die beste Erholung bringen, und konzentriere Dich genau auf diese. Vielleicht stellst Du fest, dass nur wenige Deiner Freizeitbeschäftigungen wirklich entspannend und erfüllend sind, weil Du vielleicht bestimmte Aktivitäten nur noch aus Gewohnheit machst. Indem Du mehr Zeit in die freudvollen Hobbys investierst, kannst Du Deine Erholungsphasen effektiver gestalten und mehr Energie für andere Bereiche Deines Lebens gewinnen. Schließlich können wir das Pareto-Prinzip auch auf die Hausarbeit anwenden. Statt Dich in unzähligen kleinen Aufgaben zu verlieren, fokussiere Dich auf die 20 % der Tätigkeiten, die 80 % der Sauberkeit und Ordnung in Deinem Zuhause bewirken. Dazu gehört unter anderem das regelmäßige Sauberhalten der Küche und des Badezimmers. Diese beiden Bereiche sind oft die am meisten genutzten und erfordern daher besondere Aufmerksamkeit. Wenn sie sauber und ordentlich sind, wirkt das gesamte Zuhause gepflegter und einladender. Effektiver im Beruf Auch im beruflichen Umfeld kann das Pareto-Prinzip enorm hilfreich sein. Beginnen wir mit den Aktivitäten. Konzentriere Dich auf die Aufgaben oder Projekte, die den größten Ertrag bringen. Diese 20 % Deiner Tätigkeiten liefern den größten Nutzen und tragen am meisten zu Deinem beruflichen Erfolg bei. Indem Du Deine Zeit und Energie auf diese zentralen Aufgaben fokussierst, kannst Du Deine Produktivität steigern und bessere Ergebnisse erzielen.

To-do-Listen sind ein weiteres Feld, in dem das Pareto-Prinzip Anwendung findet. Priorisiere jene Aufgaben, die die größte Auswirkung zur Erreichung Deiner Ziele haben. Anstatt Dich in einer endlosen Liste von kleinen Tätigkeiten zu verlieren, die keinerlei Relevanz haben, fokussiere Dich auf die wenigen wesentlichen Aufgaben, die den größten Fortschritt ermöglichen.

Bei den beruflichen Kontakten solltest Du bevorzugt jene Beziehungen pflegen, die am meisten zu Deinem beruflichen Wachstum beitragen können. Dies ist genauso wie im Privatleben: Es sind jene Menschen, die Dir wertvolle Unterstützung, Inspiration und Möglichkeiten bieten. Indem Du Dich auf diese 20 % Deiner beruflichen Kontakte konzentrierst, kannst Du Dein Netzwerk effizienter nutzen und bessere Chancen für Deine Karriere schaffen. Im Bereich Marketing kannst Du das Pareto-Prinzip nutzen, um Deine Strategien zu optimieren. Fokussiere Dich je nach Deiner Zielsetzung auf jene Methoden und Kanäle, die die größte Sichtbarkeit, den meisten Traffic und den höchsten Umsatz liefern. Dies könnten bestimmte Social-Media-Plattformen, Content-Marketing-Strategien oder bezahlte Werbekampagnen sein, die besonders effektiv sind. Wenn Du weder selbstständig tätig bist, noch ein Unternehmen leitest, kannst Du Dir trotzdem überlegen, auf welche Weise Du Dich und Deine berufliche Leistung bestmöglich nach außen bringst. Achte auf jene Maßnahmen, die dafür sorgen, dass die wichtigen Entscheidungspersonen wissen, welche wichtigen Leistungen Du für das Unternehmen erbringst. Schließlich ist auch die Weiterbildung ein Bereich, in dem das Pareto-Prinzip wertvoll sein kann. Investiere Zeit in jene Bücher, Kurse und Workshops, die Dir den größten Fortschritt in Deinem Fachgebiet bringen. Statt wahllos an verschiedenen Weiterbildungen teilzunehmen, wähle gezielt die Angebote aus, die Dir die wichtigsten Fähigkeiten und das meiste Wissen vermitteln, das Du zur Erreichung Deiner wichtigsten beruflichen Ziele benötigst. Praktische Tipps

Nutze Selbstreflexion durch Schreiben
Falls Du mich schon ein wenig kennst, weißt Du vielleicht, dass ich häufig Schreiben zur Reflexion empfehle. Selbstverständlich ist auch hier schriftliche Reflexion hilfreich. Nutze es auch zur Bewertung Deiner Fortschritte, die Du durch die strikte Anwendung des Pareto-Prinzips in den unterschiedlichen Bereichen erzielst. Eine Möglichkeit dazu wäre, Dir in einem Tagebuch oder Journal zu notieren, was gut gelaufen ist, welche Herausforderungen Du gemeistert hast und wo Du Dich weiter verbessern kannst. Diese Reflexion hilft Dir, jene 20 % zu erkennen, die Dich wirklich weiter bringen. Entwickle Routinen und Gewohnheiten
Regelmäßige Wiederholung dessen, was gut klappt, ist eines der Geheimnisse des Erfolgs. Daher werden Dich Deine Gewohnheiten bei der Umsetzung des Pareto-Prinzips unterstützen. Dazu gehört natürlich auch, Deine Routinen regelmäßig zu reflektieren. Ich empfehle Dir, am Ende jeder Woche zu schauen, welche Gewohnheiten Dich weiter bringen und welche Dir keinen Nutzen bringen. Auch die Planung der nächsten Woche kann Dir helfen, Dir nicht nur die Aufgaben für die kommende Woche zu identifizieren und zu priorisieren, sondern auch, welche Gewohnheiten dafür erforderlich sind. Dies könnte auch das Festlegen fester Arbeitszeiten oder das Schaffen einer inspirierenden Arbeitsumgebung sein. Optimiere Dein Zeitmanagement
Plane Deine Tage so, dass Du die wichtigsten Aufgaben zuerst erledigst. Beginne Deinen Arbeitstag mit jenen Tätigkeiten, die den größten Einfluss auf Deine Ziele haben. Als Autor oder Autorin könnte es das Verfassen von Kapiteln für ein Buch, das Erstellen von Content für Deinen Blog oder das Bearbeiten wichtiger Artikel sein. Als Selbstständige oder Unternehmerin wären dies alle Maßnahmen, die dazu führen, neue Kundinnen oder Kunden zu gewinnen. Indem Du diese Prioritätensetzung praktizierst, stellst Du sicher, dass Du die wertvollsten Aufgaben erledigst, selbst wenn unerwartete Ereignisse eintreten und Deine Zeit begrenzen. Erledige Gleiches mit Gleichem
Fasse ähnliche Aufgaben zusammen und erledige sie in einem bestimmten Zeitblock. Dies hilft Dir zusätzlich, Deine Effizienz zu steigern und den Fokus zu bewahren. Du könntest etwa gewisse Aufgaben, die die geistig am meisten fordern, zu jenem Zeitpunkt in Angriff nehmen, wenn Du frisch und ausgeruht bist. Durch das Gruppieren ähnlicher Aufgaben minimierst Du den mentalen Aufwand und verbesserst Deine Konzentration. Analysiere Deine Projekte
Nimm Dir eine Woche lang Zeit, um alle Deine Aufgaben schriftlich festzuhalten. Notiere jede Aktivität, die Du durchführst, und überprüfe am Ende der Woche, welche davon den größten Nutzen bringen. Identifiziere die 20 % der Projekte oder Tätigkeiten, die 80 % Deiner besten Ergebnisse liefern. Diese Analyse hilft Dir, die wesentlichen Aufgaben zu erkennen, auf die Du Dich in Zukunft konzentrieren solltest. Fazit Das Pareto-Prinzip kann Dich dabei unterstützen, Deine Produktivität signifikant zu steigern und Deine Ziele effizienter zu erreichen. Indem Du die wichtigsten 20 % identifizierst und priorisierst, kannst Du mit weniger Zeit, Energie oder Aufwand mehr erreichen. Probiere meine Tipps in der Praxis um und finde dadurch heraus, wie Du Deine Arbeitsweise optimieren kannst. Nutze das Pareto-Prinzip, um Deine Kreativität auf das nächste Level zu bringen.

Teile gerne Deine Erfahrungen mit dem Pareto-Prinzip in einem Kommentar unter diesem Beitrag oder gerne auch in meiner kostenlosen Facebook-Gruppe, wo Du auch Fragen zu diesem oder anderen Themen stellen kannst.