Es gibt viele unterschiedliche Möglichkeiten und Methoden, mit denen Du Deinen Alltag strukturieren kannst. Vermutlich führst Du eine Liste mit Aufgaben, die Du erledigen möchtest. Und wenn es Dir so, wie den meisten Menschen geht, wird diese Liste im Laufe des Tages, der Woche, des Monats, des Jahres nicht kürzer, sondern immer länger.
Obwohl Du fleißiger als viele andere bist, stellst Du Dir gelegentlich die Frage, wann Du das alles unterbringen sollst. Denn alles im Leben erfordert Energie und Zeit – Deine Lebensenergie und Deine Lebenszeit. Falls Du in diesem Moment glaubst, dass viele Deiner Aufgaben gar nicht von Dir selbst bestimmt werden, sondern durch Dein Umfeld, tappst Du in eine äußerst gefährliche Denkfalle.
In den seltensten Fällen werden Menschen mit vorgehaltener Pistole zu etwas gezwungen. Für sie gilt dieser Blogbeitrag natürlich nicht. Sondern für all jene, die glauben, dass gewisse Umstände dafür verantwortlich sind. Der erste Schritt zur Abkürzung lautet somit, Dir bewusst zu machen, dass Du die Person bist, die Entscheidungen für oder gegen ihre Aufgaben trifft und sie auch in der Vergangenheit getroffen hat. Dafür gibt oder gab es gute Gründe, jetzt oder auch in der Vergangenheit. Eventuell haben sich zwischenzeitlich die Umstände geändert, die Aufgabe ist Dir jedoch geblieben. Damit werden wir uns später noch beschäftigen.
Menschen sind Sammler
Viele Lebewesen haben einen Sammeltrieb, denn er sichert ihr Überleben. Würden heimische Tiere nicht im Sommer für den Winter vorsorgen, müssten sie verhungern. Auch Pflanzen speichern in ihren Wurzeln und Knollen Nährstoffe. Zusätzlich befinden sich alle wichtigen Informationen, die für das Überleben nachfolgender Generationen wichtig sind, in den Erbanlagen aller Lebewesen.
Das gilt natürlich auch für uns. Bereits unsere Vorfahren haben Nahrungsvorräte angelegt. Menschen speichern deutlich mehr Informationen im Körper, als man das bislang vermutet hat und geben diese auch an nachfolgende Generationen weiter. Das systematische Sammeln von Gegenständen oder von Wissen ermöglicht uns Menschen außerdem einen höheren gesellschaftlichen Status. Sammeln funktioniert so selbstverständlich und automatisch, dass wir das gar nicht mehr infrage stellen.
Der bekannte Wirtschaftsnobelpreisträger Daniel Kahneman, auf den ich bereits im Blogbeitrag Alltagshürden gekonnt überspringen verwiesen habe, hat zwei unterschiedliche Arten des Denkens herausgefunden. Das intuitive, schnelle Denken – wo wir durch unser Unterbewusstsein gesteuert wie auf Autopilot unterwegs sind – und das analytische, langsame Denken. Unser Gehirn ist ein Organ, das sehr viel Energie verbraucht. Um Energie zu sparen, läuft es meistens im Autopilot-Modus. Es bedarf also zusätzlicher Energie, um analytisch denkend herauszufinden, ob sich eventuell auch bei Dir unbewusst Aufgaben angesammelt haben. Doch diese energieaufwändigere gedankliche Analyse kann sehr lohnenswert sein.
Analytische Methoden sind in der Technik weitverbreitet, um etwa Produktionsabläufe zu verbessern. Einer der führenden Ingenieure bei der Entwicklung des Qualitätsmanagements, Joseph M. Juran, hat in den 1950er-Jahren herausgefunden, dass die meisten Fehler bei der Produktion von Fahrzeugen auf einige wenige Ursachen zurückzuführen sind. Wenn man diese wenigen Ursachen behebt, hat dies eine massive Qualitätsverbesserung zur Folge. Diese Erkenntnis hat er nach dem italienischen Ingenieur, Ökonom und Soziologen Vilfredo Pareto benannt, der dieses Prinzip erstmals entdeckt hat.
Das Pareto- oder 80-20-Prinzip besagt, dass mit 20 % des Aufwands 80 % der Ergebnisse erzielt werden können. Im Falle der Fahrzeugtechnik hat Juran herausgefunden, dass 20 % der Ursachen 80 % der Probleme verursachen. Dieses Prinzip kann auf so gut wie alles übertragen werden und damit natürlich auch auf Deine Aufgaben.
Das bedeutet, dass Du Dir Deine Aufgabenliste anschaust und Dir überlegst, welche 20 % Deiner Aufgaben zu 80 % die von Dir erwünschten Ergebnisse bringen.
Je nachdem, worum es sich handelt, könnten Dir die folgenden Fragen bei der Entscheidung helfen:
Was ist (kurz-, mittel- und langfristig) mein größtes Problem/wichtigstes Ziel?
Wo muss ich ansetzen, um (kurz-, mittel- und langfristig) die größtmögliche Wirkung zur Lösung des größten Problems oder zur Erreichung des wichtigen Ziels herbeizuführen?
Was kann ich anpassen oder weglassen, weil es jetzt (oder in Zukunft) nicht zur Lösung meines größten Problems oder zur Erreichung meines wichtigsten Ziels beiträgt?
Unterstütze ich bei der Erledigung dieser Aufgabe (kurz-, mittel- und langfristig) die Erreichung des größten Ziels bzw. die Lösung des größten Problems eines Menschen, der für mich sehr wichtig ist?
Was hat (kurz-, mittel- und langfristig) für mich (und die Menschen, die mir wichtig sind) den größten Nutzen?
Es ist völlig normal, wenn Du etwas länger benötigst, um darauf Antworten zu finden. Lass Dir dafür Zeit und notiere Dir alle Antworten schriftlich, damit Du sie später nicht vergisst. Es ist sinnvoll, diese Schreibübung regelmäßig zu wiederholen. Durch die laufende Überprüfung sortierst Du automatisch jene Aufgaben aus, die Dich nicht weiter bringen.
Sobald Du die Liste der Aufgaben überarbeitet hast, schaue gerne zu den letzten Blogbeiträgen, wo um wesentliche Voraussetzungen für Selbstdisziplin ging und wie Du Alltagshürden gekonnt überspringen kannst..
Im Blog des Immobilien-Experten Alex Fischer gibt es zahlreiche weitere Anwendungs- und Rechenbeispiele zum Pareto-Prinzip, vor allem im wirtschaftlichen Bereich.
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